祭祖是族中公事，通常由族长或理事会牵头，另设三到五个执事分工：一人管钱账，一人管祭品，一人管场地与安全，一人管通知与接待。人不必多，但每个人要知道自己负责哪一段。
事前把分工写在纸上发到群里，比当天临时喊人有效得多。
先定规模：只办本村本支，还是通知外迁宗亲回来。规模决定预算。预算一般包括祭品、香烛纸钱、横幅、餐饮、外地宗亲接待、场地清理等几项，逐项列清楚，钱账公开，事后张榜公布。
需要外地宗亲回来的，提前一个月发通知，写清时间、地点、联系人电话、停车与住宿安排。
各地风俗差别很大，这里只说通用的做法：供桌正中放祖先牌位或族谱，前面依次摆香炉、烛台、茶酒、饭食、水果、糕点。三牲或素供，按本族旧例，不必攀比。
纸钱、鞭炮要遵守当地规定。很多地方已经禁放或限放，提前问清楚，不要到了现场才被劝止。
上午七点到八点：执事到场，摆供桌、挂横幅、检查音响与消防。
八点半：族人集合，按辈分排队，长辈在前。
九点：宣布开始，鸣炮（如允许），上香，全体三鞠躬或行跪拜礼（按本族旧例）。
九点二十分：族长或主祭人读祭文，简要回顾先祖迁居、创业与本支近况。
九点四十分：按房支依次上香，外地宗亲单独安排一次。
十点：宣读本年族中大事：修谱进度、助学名单、互助情况。
十点半：合影，散场，执事留下清理场地。
整个过程控制在一到一个半小时，太长老人吃不消。
第一是防火：香烛纸钱远离木结构、电线，备灭火器和水桶。第二是交通：外地车多，提前安排停车和引导。第三是食品：集体用餐要留样，避免食物中毒。第四是不要借祭祖名义搞摊派、募捐或商业推销，这一点最容易被举报。
平台不接收、不代管任何善款，涉及捐助请族内自行张榜、自行监管。
南方不少地方春秋两祭，北方多清明、寒衣、春节前上坟；有的地方祭祖要"三献礼"，有的只上香鞠躬。这些差异没有对错，按本族旧例办，事先和长辈商量好，比照搬外地做法稳妥。
祭文不必长，三百字以内即可。开头写明时间、主祭人、祭祀对象；中间简述始迁祖何时迁来、以何立业、留下什么家风；结尾写本支近况与对后辈的期望。
写的时候多用具体事，少用空话。比如"先祖以耕读传家，清末迁入本村，垦荒三十亩"，比"祖德浩荡、恩泽绵长"更有分量。